Cómo Sumar Columnas en Excel (6 formas fáciles)

Obtener la suma de una columna completa es algo que la mayoría de nosotros tenemos que hacer con bastante frecuencia.

Por ejemplo, si tiene los datos de ventas hasta la fecha, es posible que desee conocer rápidamente la suma total en la columna del valor de ventas hasta el día de hoy.

Es posible que desee ver rápidamente cuál es la suma total o puede que desee como una fórmula en una celda separada.

Este tutorial de Excel cubrirá un par de métodos rápidos y rápidos para sumar una columna en Excel.

1. Seleccione y obtenga la SUMA de la columna en la barra de estado

Excel tiene una barra de estado (en la parte inferior derecha de la pantalla de Excel) que muestra algunas estadísticas útiles sobre los datos seleccionados, como Promedio, Recuento y SUMA.

Suponga que tiene un conjunto de datos como se muestra a continuación y desea saber rápidamente la suma de las ventas de las semanas determinadas.

Para hacer esto, seleccione toda la Columna B (puede hacerlo haciendo clic en el alfabeto B en la parte superior de la columna).

Tan pronto como seleccione la columna completa, notará que la barra de estado le muestra la SUMA de la columna.

Esta es una forma realmente rápida y fácil de obtener la suma de una columna completa.

Lo bueno de usar la barra de estado para obtener la suma de la columna es que ignora las celdas que tienen el texto y solo considera los números.

En nuestro ejemplo, la celda B1 tiene el título de texto, que se ignora y la suma de la columna se muestra en la barra de estado.

En caso de que desee obtener la suma de varias columnas, puede realizar la selección y le mostrará el valor de la suma total de todas las columnas seleccionadas.

En caso de que no desee seleccionar toda la columna, puede hacer una selección de rango y la barra de estado mostrará solo la suma de las celdas seleccionadas.

Un aspecto negativo de usar la barra de estado para obtener la suma es que no puede copiar este valor.

Si lo desea, puede personalizar la barra de estado y obtener más datos como el valor máximo o mínimo de la selección. Para hacer esto, haga clic derecho en la barra de estado y realice las personalizaciones.

2. Obtenga la SUMA de una columna con Autosuma (con un solo clic / acceso directo)

La autosuma es una herramienta realmente impresionante que le permite obtener rápidamente la suma de una columna completa con un solo clic.

Suponga que tiene el conjunto de datos como se muestra a continuación y desea obtener la suma de los valores en la columna B.

A continuación, se muestran los pasos para obtener la suma de la columna:

  1. Seleccione la celda justo debajo de la última celda de la columna para la que desea la suma
  2. Haga clic en la pestaña Fórmulas
  3. En el grupo Biblioteca de funciones, haga clic en la opción Autosuma

Los pasos anteriores le darían instantáneamente la suma de toda la columna en la celda seleccionada.

También puede usar la suma automática seleccionando la columna que tiene el valor y presionando la opción de suma automática en la pestaña de fórmula. Tan pronto como haga esto, le dará la suma automática en la celda debajo de la selección.

Nota: la “autosuma” detecta automáticamente el rango e incluye todas las celdas en la fórmula SUM. Si selecciona la celda que tiene la suma y mira la fórmula en ella, notará que se refiere a todas las celdas que están arriba en la columna.

Un irritante menor al usar la autosuma es que no identificaría el rango correcto en caso de que haya celdas vacías en el rango o alguna celda tenga el valor de texto. En el caso de la celda vacía (o valor de texto), el rango de suma automática comenzaría debajo de esta celda.

Consejo profesional: también puede usar la función Autosuma para obtener la suma de columnas y filas. En caso de que sus datos estén en una fila, simplemente seleccione la celda después de los datos (en la misma fila) y haga clic en la tecla Autosuma.

Método abreviado de teclado Autosuma

Si bien el uso de la opción Autosuma en la pestaña Fórmula es lo suficientemente rápido, puede hacer que obtener el SUM sea aún más rápido con un atajo de teclado.

Para usar el atajo, seleccione la celda donde desea la suma de la columna y use el atajo a continuación:

ALT = (mantenga presionada la tecla ALT y presione la tecla igual a) 

3. Uso de la función SUM para calcular manualmente la suma

Si bien la opción de suma automática es rápida y efectiva, en algunos casos, es posible que desee calcular la suma de columnas (o filas) manualmente.

Una razón para hacer esto podría ser cuando no desea la suma de toda la columna, sino solo algunas de las celdas de la columna.

En tal caso, puede utilizar la función SUMA y especificar manualmente el rango para el que desea la suma.

Suponga que tiene un conjunto de datos como se muestra a continuación y desea la suma de los valores en la columna B:

A continuación, se muestran los pasos para usar la función SUM manualmente:

  1. Seleccione la celda donde desea obtener la suma de las celdas / rango
  2. Ingrese lo siguiente: = SUM (
  3. Seleccione las celdas que desea sumar. Puede usar el mouse o puede usar la tecla de flecha (con las teclas de flecha, mantenga presionada la tecla Mayus y luego use las teclas de flecha para seleccionar el rango de celdas).
  4. Presiona la tecla Enter.

Los pasos anteriores le darían la suma de las celdas seleccionadas en la columna.

También puede crear y usar rangos con nombre en la función SUMA para obtener rápidamente el valor de la suma. Esto podría ser útil cuando tiene datos distribuidos en una hoja de cálculo grande y desea obtener rápidamente la suma de una columna o rango. Primero necesitaría crear un rango con nombre y luego puede usar ese nombre de rango para obtener la suma.

A continuación, se muestra un ejemplo en el que he nombrado el rango: Ventas. La siguiente fórmula también me da la suma de la columna de ventas:

= SUM (Ventas)

Tenga en cuenta que cuando utilice la función SUMA para obtener la suma de una columna, también incluirá las celdas filtradas u ocultas.

En caso de que desee que las celdas ocultas no se incluyan al sumar una columna, debe usar la función SUBTOTAL o AGREGAR (que se tratan más adelante en este tutorial).

4. Sumar solo las celdas visibles en una columna

En caso de que tenga un conjunto de datos en el que haya filtrado celdas o celdas ocultas, no puede utilizar la función SUMA.

A continuación, se muestra un ejemplo de lo que puede salir mal:

En el ejemplo anterior, cuando sumo las celdas visibles, me da el resultado como 2549, mientras que el resultado real de la suma de las celdas visibles sería 2190.

La razón por la que obtenemos un resultado incorrecto es que la función SUMA también toma las celdas filtradas / ocultas al calcular la suma de una columna.

En caso de que solo desee obtener la suma de las celdas visibles, no puede usar la función SUMA. En este caso, debe utilizar la función AGREGAR o SUBTOTAL.

Si usa Excel 2010 o versiones superiores, puede usar la función AGREGAR. Hace todo lo que hace la función SUBTOTAL, y un poco más. En caso de que esté usando versiones anteriores, puede usar la función SUBTOTAL para obtener la SUMA de las celdas visibles solamente (es decir, ignora las celdas filtradas / ocultas).

A continuación, se muestra la fórmula que puede usar para obtener la suma de solo las celdas visibles en una columna:

= AGREGATE (9,3, B2: B6)

La función AGREGATE toma los siguientes argumentos:

  • function_num: Este es un número que le dice a la función AGREGAR el cálculo que debe realizarse. En este ejemplo, he usado 9 porque quiero la suma.
  • opciones: en este argumento, puede especificar lo que desea ignorar al realizar el cálculo. En este ejemplo, he usado 3, que ‘Ignora la fila oculta, los valores de error, las funciones SUBTOTAL anidadas y AGREGAR’. En resumen, solo utiliza las celdas visibles para el cálculo.
  • matriz: este es el rango de celdas para el que desea obtener el valor. En nuestro ejemplo, esto es B2: B6 (que también tiene algunas filas ocultas / filtradas)

En caso de que esté usando Excel 2007 o versiones anteriores, puede usar la siguiente fórmula de Excel:

= SUBTOTAL (9, B2: B6)

A continuación, se muestra una fórmula en la que muestro cómo sumar una columna cuando hay celdas filtradas (usando la función SUBTOTAL)

5. Convierta datos tabulares en una tabla de Excel para obtener la suma de la columna

Cuando convierte datos tabulares en una tabla de Excel, resulta muy fácil obtener la suma de columnas.

Siempre recomiendo convertir los datos en una tabla de Excel , ya que ofrece muchos beneficios. Y con nuevas herramientas como Power Query, Power Pivot y Power BI que funcionan tan bien con tablas, es una razón más para usarlas.

Para convertir sus datos en una tabla de Excel, siga los pasos a continuación:

  1. Seleccione los datos que desea convertir a una tabla de Excel
  2. Haga clic en la pestaña Insertar
  3. Haga clic en el icono de la tabla
  4. En el cuadro de diálogo Crear tabla, asegúrese de que el rango sea correcto. Además, marque la opción ‘Mi tabla tiene encabezados’ en caso de que tenga encabezados en sus datos.
  5. Haga clic en Aceptar.

Los pasos anteriores convertirían sus datos tabulares en una tabla de Excel.

El atajo de teclado para convertir a una tabla es Control + T (mantenga presionada la tecla control y presione la tecla T)

Una vez que tenga la tabla en su lugar, puede obtener fácilmente la suma de todas las columnas.

A continuación, se muestran los pasos para obtener la suma de las columnas en una tabla de Excel:

  1. Seleccione cualquier celda de la tabla de Excel
  2. Haga clic en la pestaña Diseño. Esta es una pestaña contextual que solo aparece cuando selecciona una celda en la tabla de Excel.
  3. En el grupo ‘Opciones de estilo de tabla’, marque la opción ‘Fila total’

Los pasos anteriores agregarían instantáneamente una fila de totales en la parte inferior de la tabla y darían la suma de todas las columnas.

Otra cosa que debe saber sobre el uso de una tabla de Excel es que puede cambiar fácilmente el valor de la SUMA de la columna a Promedio, Recuento, Mín. / Máx., Etc.

Para hacer esto, seleccione una celda en las filas de totales y use el menú desplegable para seleccionar el valor que desee.

6. Obtenga la suma de la columna según un criterio

Todos los métodos cubiertos anteriormente le darían la suma de toda la columna.

En caso de que solo desee obtener la suma de los valores que satisfacen un criterio, puede hacerlo fácilmente con una fórmula SUMIF o SUMIFS.

Por ejemplo, suponga que tiene el conjunto de datos como se muestra a continuación y solo desea obtener la suma de los valores que son más de 500.

Puede hacer esto fácilmente usando la siguiente fórmula:

= SUMIF (B2: B11, «> 500», B2: B11)

Con la fórmula SUMIF, puede usar una condición numérica, así como una condición de texto.

Por ejemplo, suponga que tiene un conjunto de datos como se muestra a continuación y desea obtener la SUMA de todas las ventas realizadas por Mark.

En este caso, puede usar la columna A como rango de criterios y “Marcar” como criterio, y la fórmula le dará la suma de todos los valores para Marcar.

La siguiente fórmula le dará el resultado:

= SUMIF (A2: A11, «Marca», B2: B10)

Nota: Otra forma de obtener la suma de una columna que cumple con un criterio podría ser filtrar la columna según los criterios y luego usar la fórmula AGREGAR o SUBTOTAL para obtener la suma de las celdas visibles únicamente.

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