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La sistematización de las mercancías entrantes y salientes es fundamental para la gestión de cualquier negocio, y contar con una metodología que te permita optimizar procedimientos en el inventario es muy importante para la organización y distribución de los productos y materias primas almacenadas.

Para poder optimizar tu inventario y contar con una buena organización, es necesario contar con herramientas que nos ayuden a sistematizar todos los procesos, y es aquí donde entra en juego el kardex de inventario.

Seguramente ya hayas escuchas de éste término, pero… ¿Conoces qué es y como funciona exactamente?

A continuación, te explicaremos toda la información necesaria para que puedas comprender que es un Kardex de inventario, cómo puedes utilizarlo en excel para la gestión de las mercancías de tu negocio y te daremos la plantilla de excel para que puedas descargar el Kardex con el método PEPS, conocido en inglés como método FIFO.

En primer lugar… ¿Sabes que es un kardex?

Si no conoces sobre la gestión de inventarios, es posible que la palabra «kardex» te suene a chino. O también, puede ser que ya hayas escuchado éste termino.

Pues bien, un kardex es una herramienta (documento, plantilla o software) que nos permite llevar un control y seguimiento de las mercancías y materias primas entrantes y salientes en el inventario.

En el Kardex, se establece toda la información estructurada de las mercancías existentes en el inventario, realizando una evaluación del mismo para extraer datos de los productos o bienes disponibles, para así poder organizarlas de acuerdo a la información obtenida.

Es decir, que con la información que se haya obtenido de los bienes del inventario y registrada posteriormente en el kardex, es posible clasificarlas por valor de medida, precio, cantidad, y muchos otros parámetros, y así tener un mayor control de las entradas y salidas en el inventario.

¿Cuál es la diferencia entre kardex e inventario?

Es probable que se confundan los términos «kardex» e «inventario» pensando que son palabras sinonimias, pero la realidad es que son dos cosas diferentes.

Un inventario son todas las mercancías, bienes y materias primas (tangibles) que se encuentran almacenadas y son parte del negocio o de la empresa.

En cambio, el kardex, como mencionamos anteriormente, es el sistema utilizado para gestionar, organizar y controlar todos los bienes o elementos que entran y salen del inventario.

¿Para qué sirve un kardex?

Un kardex se utiliza principalmente para saber los tipos de productos con los que cuenta una empresa o negocio, facilitando toda la información sobre las entradas y salidas de los bienes, mercancías y materiales disponibles.

Gracias a esto, una empresa puede mantener una gestión ordenada y un correcto funcionamiento de su inventario.

El poder tener toda la información a detalle del inventario es una gran ventaja para la organización de cualquier empresa, ya que, esto también beneficia la organización de la contabilidad, administración, y otros departamentos dentro de un mismo sistema.

De igual forma, con la utilización de un kardex es más práctico informar a los trabajadores de los cambios y movimientos realizados en el inventario.

Diferentes tipos y métodos de kardex

Existen tres tipos de kardex, los cuales mantienen la misma premisa de mantener la organización y control en los inventarios.

La diferencia entre los tipos de Kardex se encuentra en la forma en la que se organizan los saldos, entradas y salidas de las mercancías y bienes de los stocks.

A continuación, te explicamos cada una de ellas:

Kardex con método promedio ponderado

El método promedio ponderado es aquel en el que se calcula un promedio del costo de las unidades del inventario. En él, se divide el costo de venta por unidad de un producto entre el costo de las mercancías existentes de ese mismo producto.

Entonces, al calcular éste promedio, todos los productos de un inventario tendrán el mismo costo, sin importar su ingreso y salida del inventario.

Descargar kardex promedio ponderado ➔

Kardex con método UEPS

En segundo lugar, se encuentra el método UEPS (últimas entradas, primeras salidas), también conocido como método FIFO («last inputs, first outputs» por sus siglas en inglés). Éste método utiliza el sistema en el que los últimos y más recientes bienes en entrar al inventario deben ser los primeros que tienen que salir o venderse.

Descargar kardex método UEPS ➔

Kardex con método PEPS

El método PEPS (primeras entradas, primeras salidas), conocido también como método FIFO («first in, first out» por sus siglas en inglés) se fundamenta en la consideración de las mercancías con más antigüedad en el inventario, dando prioridad para que las primeras en entrar sean también las primeras en salir del stock.

Plantillas excel del kardex con método PEPS

A continuación te explicaremos cómo funciona y las características principales de las plantillas de excel con el kardex (método PEPS), las cuales podrás descargar y utilizar para la gestión y organización de tu inventario.

Características de éstas plantillas de excel:

Con estas plantillas del método PEPS (FIFO) vas a poder registrar:

Las entradas de las mercancías.
Las salidas de las mercancías.
Saldos.

En cada uno de estos registros, tendrás para ingresar la cantidad de unidades, el precio unitario y precio total de las mercancías.

En el siguiente apartado, te dejaremos varios botones de descarga con diferentes diseños de plantillas con el kardex del modelo PEPS. De esta forma, podrás comenzar a utilizarlas para así organizar tu inventario con éste método.

Si lo deseas, puedes descargar las dos opciones de plantillas con el método PEPS que te ofrecemos a continuación, y de ésta forma ver cuál de ellas te gusta más para utilizar en la gestión de tus inventarios.